Beachtenswertes zur Mehrwertsteuer in der Buchführung
Hauptaufgabe der Buchhaltung ist es, der steuerpflichtigen Person einen zuverlässigen Überblick über ihre finanzielle Situation zu ermöglichen. Sie bildet die Grundlage für die periodische Abrechnung der MWST. Heute ermöglichen zahlreiche EDV-Buchhaltungsprogramme die Komprimierung und Ausgabe mehrwertsteuerspezifischer Daten, welche auf die wesentlichsten Erfordernisse der MWST abgestimmt sind und so relativ bequem die Berechnung der MWST gestatten.
Buchführungspflicht und Berechnung der MWST
Jede mehrwertsteuerpflichtige Person hat gemäss Art. 70 Abs. 1 MWSTG ordnungsgemässe Geschäftsbücher zu führen. Dies gilt auch für alle steuerpflichtigen Personen, die nach Saldosteuersätzen abrechnen. Das Vorliegen von ordnungsgemässen Geschäftsbüchern ist nicht zuletzt ein wesentliches Erfordernis zur Durchführung effizienter Steuerrevisionen.
Für Berechnung der MWST gilt Massgeblichkeitsprinzip
Für alle steuerpflichtigen Personen, die bereits aufgrund ihres Handelsregistereintrages zu einer ordnungsgemässen Buchführung verpflichtet sind, wird durch das MWSTG keine neue Verpflichtung begründet. Grundsätzlich gilt für die Berechnung der MWST - wie für die anderen Steuern auch - das Massgeblichkeitsprinzip. Das bedeutet, dass die Buchhaltung nach den Richtlinien des Handelsrechts (OR) zu erstellen ist und - vorbehältlich punktueller Korrekturen - auch für (mehr)wertsteuerliche Belange massgebend ist.
Für Berechnung der MWST notwendige Buchhaltung
Die Art der Buchhaltung wird im MWSTG nicht festgelegt. Die ESTV empfiehlt aber allen Unternehmen - auch den nicht nach Art. 957 OR buchführungspflichtigen Betrieben - eine kaufmännische Buchhaltung für die Berechnung der MWST. Sie stuft den Beweiswert einer doppelten Buchhaltung höher ein als denjenigen von einfachen Aufzeichnungen gemäss Art. 125 Abs. 2 DBG. Trotzdem genügen aber für kleinere Unternehmen mit überschaubaren Verhältnissen, für welche keine Handelsregistereintragungspflicht besteht, einfache Aufzeichnungen in Journalen oder Büchern.
EDV-Buchhaltung
Die meisten Unternehmen sind heute dazu übergegangen, ihre Buchhaltung mit Hilfe von EDV zu erstellen. Dies einerseits darum, weil zahlreiche EDV-Lösungen immer einfacher und bequemer zu handhaben sind und heute andererseits auf dem Markt gute und kostengünstige, für fast alle Unternehmen erschwingliche EDV-Lösungen erhältlich sind. Bezüglich Berechnung der MWST gibt es heute zahlreiche gute Lösungen, welche zum Beispiel folgenden Aspekten Rechnung tragen:
- Korrekte Berücksichtigung der MWST-Belange in den Bereichen: Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung
- Anwendung der Netto-Methode unter Verwendung von Steuercodes, welche direkt mit den jeweiligen Steuersätzen verknüpft sind.
Mehrwertsteuerliche Buchführungsvorschriften
Grundsatz
Gemäss Art. 70 Abs. 1 MWSTG sind die Geschäftsbücher nach handelsrechtlichen Grundsätzen zu führen, die eine so genannte Prüfspur ermöglichen. Darunter ist die - auch stichprobenweise - Verfolgung der Geschäftsfälle vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis hin zur Berechnung der MWST und umgekehrt zu verstehen. Die Prüfspur muss ohne Zeitverlust gewährleistet sein.
Anforderungen an die Buchhaltung in Hinblick auf Berechnung der MWST
Die Sicherstellung dieser Prüfspur stellt gewisse Anforderungen an die Buchhaltung einer steuerpflichtigen Person. Sind die Erfordernisse nicht oder nur teilweise erfüllt, kann dies bei Berechnung der MWST zu Ermessenseinschätzungen durch die ESTV im Rahmen von Art. 79 MWSTG und damit zu unangenehmen Folgen und Kosten führen.
(30.03.2011)
